Mit Prozessvisualisierung und Flussdiagrammen zum nachhaltigen Geschäftserfolg

12.12.2024

Effiziente Geschäftsprozesse sind das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens. Doch wie macht man sowohl Mitarbeitenden als auch Kunden komplexe Abläufe transparent und verständlich? Hier kommt die Prozessvisualisierung ins Spiel. Sie hilft dabei, Optimierungspotenziale aufzudecken und die Zusammenarbeit zu erleichtern – ob in Lieferketten, Workflows oder Kundenprozessen. Besonders Flussdiagramme haben sich als unverzichtbares Werkzeug etabliert. Doch was macht sie so effektiv? Wie unterstützen sie bei SAP-Implementierungen und der Digitalisierung? Dieser Artikel liefert Antworten – und zeigt, wie prismat Unternehmen mithilfe von Flowcharts dabei unterstützt, Ihre Geschäftsprozesse erfolgreich zu visualisieren und zu optimieren.

Flussdiagramme auf dem Bildschirm an einem Arbeitsplatz

Inhaltsverzeichnis

Prozessvisualisierung als Treiber moderner Geschäftsprozesse
2. Was sind Flowcharts?
2.1. Vorteile von Flussdiagrammen zur Prozessvisualisierung
2.2. Standards und Tools, um Flussdiagramme zu erstellen
Einsatzbereiche von Flussdiagrammen zur Prozessdarstellung
3.1. Anwendung von Flow Charts in SAP-Implementierungsprojekten
3.2. prismats Ansatz bei der Prozessvisualisierung via Flussdiagramm
Fazit

Warum ist Prozessvisualisierung wichtig für Unternehmen?

Die Prozessvisualisierung ist ein essentielles Werkzeug, um Geschäftsprozesse verständlich und effizient darzustellen. Sie hilft Unternehmen dabei, komplexe Abläufe zu strukturieren, Abhängigkeiten zu erkennen und Potenziale zur Optimierung aufzudecken. Auch für geschäftskritische Prozesse wie Lieferketten, Workflows oder Kundenprozesse bietet sie die benötigte Übersicht und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und mit externen Partnern.

Eine professionelle Visualisierung bietet essentielle Vorteile für moderne Geschäftsprozesse:

Transparenz: Geschäftsprozesse werden klar und nachvollziehbar dargestellt.
Effizienzsteigerung: Engpässe und ineffiziente Abläufe können gezielt identifiziert und optimiert werden.
Standardisierung: Einheitliche Darstellungen schaffen eine gemeinsame Basis für alle Beteiligten.
Prozessdigitalisierung: Visualisierte Prozesse erleichtern es Unternehmen, ihre Prozesse zu digitalisieren und den Übergang zu digitalen Workflows reibungslos zu gestalten.

Mit Tools zur Prozessmodellierung wie Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten schaffen sich Unternehmen die nötige Übersicht, um ihre Geschäftsprozesse konstant zu optimieren und nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Zwei Consultants zeichnen ein Flussdiagramm auf einem Whiteboard auf

Was sind Flowcharts?

Bei Flowcharts, im Deutschen auch als Flussdiagramme bezeichnet, handelt es sich um visuelle Prozessdarstellungen, die aus verschiedenen Symbolen bestehen, die miteinander verbunden sind. Die Symbole repräsentieren dabei unterschiedliche Schritte oder Entscheidungen innerhalb eines Prozesses. Flussdiagramme werden genutzt, um komplexe Prozessabläufe, wie z.B. Geschäftsprozesse, übersichtlich und verständlich darzustellen:

Vorteile von Flussdiagrammen zur Prozessvisualisierung

Flussdiagramme sind eine der effektivsten Methoden zur Darstellung von Geschäftsprozessen, da sie Klarheit, Flexibilität und vielseitige Anwendbarkeit vereinen. Sie ermöglichen eine klare Schritt-für-Schritt-Darstellung von Abläufen, die auch für Nicht-Experten verständlich sind. Das wird durch standardisierte Symbole wie Rechtecke für Aktivitäten und Rauten für Entscheidungen möglich, denn Entscheidungswege und Alternativen lassen sich schnell nachvollziehen und analysieren. Außerdem helfen Ablaufdiagramme dabei, Abhängigkeiten und Schwachstellen in Prozessen sichtbar zu machen, sodass Optimierungspotenziale direkt erkennbar werden. So wird den verschiedenen Ebenen eines Unternehmens die Zusammenarbeit erleichtert, neue Mitarbeitende oder Teams können Prozesse schneller verstehen und übernehmen, zum Beispiel bei der Ausprägung von (SAP-)Software.

Standards und Tools für das Erstellen von Flussdiagrammen

Um Prozessdiagramme zu erstellen, gibt es verschiedene Standards und Softwares zur Prozessmodellierung, die ein leichteres Verständnis der Geschäftsprozesse sicherstellen sollen. Zu den bekanntesten Standards gehören:

ANSI-Standard:
Das American National Standards Insitute (ANSI) hat in den 1960er Jahren offizielle Standards für die Nutzung von Flussdiagrammen festgelegt.
ISO-Standards:
Die Internationale Organisation für Normung (ISO) bietet diverse Richtlinien für die Nutzung von Flowcharts, besonders im industriellen und technischen Bereich, wie z.B. die ISO 5807.

BPMN:
Bei der Business Process Model and Notation handelt es sich um einen weit verbreiteten Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen, der international verwendet wird. BPMN ermöglicht eine detaillierte Darstellung von verschiedenen Geschäftsprozessen und wird häufig in Kombination mit einer entsprechenden Software für Prozessmodellierung verwendet. Das wohl bekannteste Tool stellt aufgrund der weit verbreiteten Nutzung von Microsoft-Produkten in Unternehmen die Software MS Visio dar. Neben MS Visio sind noch eine Vielzahl weiterer Softwareprodukte für die Prozessvisualisierungvon Geschäftsprozessen am Markt, wie bspw. iGrafx und Lucidchart.

Einsatzbereiche von Flussdiagrammen zur Prozessdarstellung

Flowcharts werden bereits seit den 1920er Jahren genutzt und haben sich in den verschiedensten Bereichen für die Visualisierung, Analyse und Optimierung von komplexen Prozessen als passendes Werkzeug etabliert. Besonders im Rahmen von Logistik und geschäftskritischen Prozessen bieten Flowcharts Unternehmen wertvolle Vorteile.

Anwendung von Flow Charts in SAP-Implementierungsprojekten

In der Softwareentwicklung

In der Softwareentwicklung werden Flowcharts z.B. für die Planung der Architektur und des Designs von Softwaresystemen verwendet. Im Rahmen der Prozessvisualisierung können Flussdiagramme u.a. die Systemkomponenten und deren Interaktionen übersichtlich dargestellt werden. Da im Rahmen einer Implementierung von SAP-Lösungen immer diverse Systeme und deren Schnittstellen untereinander im Detail betrachtet werden müssen, sind Flussdiagramme ein unverzichtbarer Bestandteil für alle Entwickler*innen. Auch bei der Identifikation und der Behebung von Fehlern hat es sich bewährt Flowcharts zu erstellen, da Programmabläufe und mögliche Fehlerquellen leichter ersichtlich werden.

In der Logistik

Auch in der Logistik selbst spielen Flussdiagramme eine wichtige Rolle. Unternehmen, die ihre logistischen Prozesse vom Wareneingang bis zum Warenausgang klar dokumentieren, sind leichter in der Lage, im Rahmen von Prozessanalysen Engpässe sowie ineffiziente Schritte zu identifizieren und können dadurch die Durchlaufzeiten in ihrer Logistik entsprechend verringern.

Für Berater*innen und Kunden

Darauf aufbauend spielen Flowcharts nicht nur auf Kundenseite, sondern auch auf Seiten der Unternehmensberatung eine essenzielle Rolle. So erleichtern Prozessvisualisierungen den Berater*innen das Verständnis für die bestehenden Prozesse beim Kunden und helfen ihnen dabei, die Anforderungen des Kunden besser zu verstehen. Bei der Kommunikation der (neuen) Prozesse in den entsprechenden SAP-Lösungen durch die Consultants bzw. Berater*innen helfen Prozessvisualisierungen wiederum dem Kunden dabei, schnell ein entsprechendes Prozessverständnis aufzubauen. Dies zeigt sich wiederum als maßgeblicher Vorteil, wenn im Rahmen eines SAP-Implementierungsprojekts die Schulung der Mitarbeitenden am neuen System ansteht.

Eine SAP-Beraterin stellt zwei Arbeitskollegen einen SAP-Prozess am Beamer vor

prismats Ansatz bei der Prozessvisualisierung via Flussdiagramm

Aufgrund der Vielzahl an Vorteilen, die sich aus der Nutzung von Ablaufdiagrammen von Prozessen ergeben, nutzen selbstverständlich auch wir bei prismat Flow Charts in unseren SAP Implementierungsprojekten. Wir setzen dabei auf das Programm MS Visio aufbauend auf dem BPMN-Standard, was wie oben erwähnt als »Goldstandard« im Bereich der Modellierung von Geschäftsprozessen gilt.

Im Rahmen der vordefinierten Prozesse unserer prismat/RAKETE für S/4HANA gehen wir bei prismat jedoch noch einen Schritt weiter: Wir erweitern die Geschäftsprozessmodellierung um visuelle Komponenten, die die entsprechenden SAP-Logistikprozesse noch einfacher verständlich machen, und uns dabei helfen, die Mehrwerte unserer prismat/RAKETE für unsere Kunden noch ersichtlicher zu machen. Diese prismat-exklusiven Visualisierungen zeigen in einer Übersicht, welche Schritte eine Transaktion bzw. ein Prozess durch welche SAP-Module durchläuft, welche der Schritte User-Interaktionen darstellen und wo und bei welchem physischen Ablauf diese Interaktionen erfolgen.

Vorschau einer für prismat einzigartigen Prozessvisualisierung – mit Systemschritten und physischem Ablauf gleichzeitig dargestellt

3, 2, 1 – Starten Sie jetzt durch mit der prismat/RAKETE

Die Rakete ist unser zuverlässiger Projektbeschleuniger, mit dem Sie SAP-Lösungen entlang der Digital Supply Chain implementieren und erweitern. Entdecken Sie unsere vorkonfigurierte Systembasis und fertigen Lösungsbausteine.

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Fazit

Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass Flow Charts einen unverzichtbaren Bestandteil in jedem SAP-Implementierungsprojekt darstellen. Sie erleichtern sowohl auf Kunden- als auch auf Beraterseite die Kommunikation und unterstützen beim Aufbauen eines gemeinsamen Prozessverständnisses. Das Erstellen von Prozessflussdiagrammen in diesen Bereichen ermöglicht nicht nur eine präzise Analyse und Optimierung einzelner Abläufe, sondern schafft auch eine gemeinsame Basis für Kunden und Berater. Durch die klare und visuelle Darstellung geschäftskritischer Prozesse wird die Zusammenarbeit erleichtert, und Unternehmen sind in der Lage, ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren und effizienter zu gestalten.

Durch unsere langjährige Erfahrung und unserem umfangreichen Verständnis von Logistik- und SAP-Prozessen und unserem Antrieb, immer einen Schritt weiterzugehen, bieten wir bei prismat individuelle Lösungen für die Modellierung und Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unser Ziel ist es, durch ein passgenaues und professionelles Prozessmanagement die Mehrwerte Ihres SAP-Implementierungsprojekts vollständig auszuschöpfen.

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