Transportnachweise per App – integrierter als viele denken

05.07.2023

Logistikprozesse mit Smartphones und Tablets intuitiver und schneller machen – ja klar, aber das heißt, entweder eine Drittlösung abonnieren oder aber das bestehende Gesamtsystem aufhebeln zu müssen, oder? Diese Befürchtung möchte ich Ihnen anhand von zwei Beispielen zum Thema Transportnachweise nehmen.

Auf einem Smartphone ist ein Foto vom Sichern einer LKW-Ladung

Digitales noch smarter

Ergonomische Bedienoberflächen, rollenbasierte Schritt-für-Schritt-Dialoge oder einfach Papier und Zeit sparen… Es gibt eine Menge Gründe, Transaktionen in der Logistik nach dem Prinzip des Digital Designs umzugestalten. Wie wären beispielsweise mobile Nachweisprozesse, die via Smart Device nahtlos und ohne Medienbruch abgewickelt werden? In diesem Beitrag geht es um genau solche Lösungen.

Vorhandenes erweitern – ohne Disruption

Was die Realisierung solcher Smart-Device-Szenarien angeht, möchte ich eingangs die folgende gute Nachricht loswerden: Auch wenn eine Mensch-System-Interaktion zum Einsatz kommt, die bisher in der bestehenden Systemkonstellation nicht vorgesehen war, muss dieses System nicht zwangsläufig verändert werden. Für den Daten-Austausch mit neu zu integrierenden Technologien kann die SAP Business Technology Platform eingesetzt werden, welche die entsprechenden Informationen bzw. Anweisungen an das verwaltende System übergibt.

Hierbei ist unerheblich, wie stark die eigentliche Anwendung auf das Gerät, mit dem die Prozessausführenden interagieren, zugeschnitten ist. Es kann der Einsatz einer nativen App – mit Zugriff auf die gerätespezifischen Funktionalitäten – genauso wie eine geräteunabhängige Webapplikation integriert werden.

Lösung 1: prove-pad

Nachweis der Ladungssicherung per Foto

Im betrieblichen Alltag sind Transportschäden ärgerliche, aber nicht zu 100% vermeidbare Vorfälle. Zum Wareneingang gehören daher Qualitätsprüfungen dazu und genauso Rücksendungen bzw. Wiederbeschaffungsvorgänge. Und bei der Verladung müssen Nachweise zur ordnungsgemäßen Ladungssicherung dokumentiert werden, um als Lieferant bei Lieferungsausfällen abgesichert zu sein.

Unsere Fiori App prove-pad unterstützt Sie bei der Nachweiserstellung auf beiden Seiten: Sowohl das Erfassen von Transportschäden als auch das Dokumentieren der Ladungssicherung wird radikal vereinfacht, indem unsere Anwendung auf dem Smartphone (oder dem Tablet) dessen Kamerafunktion in den Prozess integriert. Sie können also per Foto den vorliegenden Stand festhalten, ggf. eine erklärende Beschreibung hinzufügen und dies alles direkt dem entsprechenden Vorgang zuordnen – ohne Medienbruch, also ohne, dass die Transaktion oder gar das Gerät gewechselt werden muss.

Skizze der Funktionsweise unserer App »prove-pad«

Lösung 2: sign-pad

Nachweis per einfacher oder fortgeschrittener Signatur

Es existieren Dokumente in den unterschiedlichen logistischen Prozessen, die erst mit einer Unterschrift der beteiligten Personen ihre volle Gültigkeit erlangen – entweder anhand interner Bestimmungen oder aber per Gesetz. Frachtpapiere wären da ein klassisches Beispiel. Unsere Applikation sign-pad ermöglicht es, solche Dokumente auf einem mobilen Endgerät zu lesen und zu unterschreiben. Die geleisteten Unterschriften werden dabei direkt in die Dokumente integriert.

Variante je nach e-Signatur-Ebene

Sie können mit unserem sign-pad eine einfache oder fortgeschrittene Signaturen erzeugen und diesen Vorgang in bestehende Geschäftsprozesse integrieren. Die Unterscheidung in zwei verschiedenen e-Signatur-Ebenen (also einfache oder fortgeschrittene Signatur) nutzen wir, um das sign-pad in zwei unterschiedlichen Varianten anzubieten:

Die Basic-Variante ermöglicht ausschließlich die Erfassung einer einfachen Signatur und deren Integration in PDF-Dokumente. Diese Variante bietet sich bspw. dann an, wenn die Signatur als interner Nachweis fungiert, also keine gesetzlichen Vorgaben zu einer erweiterten Signatur daran geknüpft sind.

Die Advanced-Version kann zusätzlich zu der einfachen auch eine fortgeschrittene Signatur erstellen. Für die fortgeschrittene Signatur wird – mithilfe von drucksensitiven Eingabegeräten – biometrische Daten während des Unterschreibens erfasst und untrennbar mit dem digitalen Dokument verknüpft. Dieses Dokument ist dann rechtsgültig signiert. Die App nutzt hierfür die vom SAP-System erzeugten Belegdaten.

Fazit

Die durch das Ausdrucken und Einscannen von Belegen üblichen Medienbrüche entfallen bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz, beispielsweise durch die Verringerung von Laufwegen.

Skizze zur Funktion der mobilen App »sign-pad«

Vertiefung gefällig?

Ich hoffe, mit den beiden Beispielen einen Einblick gegeben zu haben, wie mobile Applikationen – schnell und einfach in bereits bestehende SAP-Systeme integriert – Mehrwerte für die Mensch-System-Interaktion schaffen können. Falls Sie Fragen haben oder über eigene Ideen für eine Fiori-App sprechen möchten, stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung!

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